Programa Asistente en Baja Verapaz

Acerca del puesto y la organización

Plan International opera en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y América, buscando impactar positivamente a la mayor cantidad de niños y niñas, especialmente aquellos que enfrentan exclusión social o marginación. La organización promueve los derechos infantiles, la igualdad de género y garantiza que sus prácticas y personal cumplan con estas políticas, respetando la igualdad de oportunidades y sin discriminación por raza, género, edad, origen, discapacidad, orientación sexual, religión, estado civil o embarazo.

Propósito del cargo

Esta posición es responsable de gestionar y coordinar procesos y trámites administrativos del departamento de programas dentro de la oficina central (CO), asegurando que las actividades cumplan con los presupuestos, estrategias e indicadores definidos y respeten las políticas y normas internas y corporativas.

Funciones principales

• Brindar apoyo administrativo y en proyectos, incluyendo planificación de compras y comunicación con otros departamentos y áreas externas.
• Facilitar la comunicación entre facilitadores o promotores de desarrollo comunitario y los departamentos de soporte, incluyendo patrocinio y coordinadores de programas.
• Recibir, organizar, distribuir y enviar documentación tanto física como digital entre el equipo de programas y otras unidades.
• Apoyar la comunicación con entidades gubernamentales y redes técnicas involucradas en la ejecución de acciones programáticas.
• Gestionar la recepción y custodia de bienes y equipos para el equipo de programas.
• Colaborar en controles internos y administrar archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.
• Atender visitantes y manejar comunicaciones externas físicas, asegurando una atención respetuosa y eficiente.
• Contribuir en la organización de eventos de coordinación interinstitucional.

Responsabilidades adicionales

• Ingresar y dar seguimiento a solicitudes de pedido en SAP, así como coordinar con los departamentos de compras y pagos.
• Completar formatos requeridos para pagos y liquidaciones en programas.
• Garantizar el cumplimiento de políticas corporativas y fomentar un ambiente laboral positivo mediante compromiso y actitud profesional.
• Manejar controles y coordinación relacionados con flota, planificación y patrocinio.
• Brindar seguimiento a acuerdos con equipos programáticos de la oficina central.
• Asegurar el suministro adecuado de recursos para el personal.
• Administrar fondos de caja chica para asegurar un uso eficiente.
• Atender vía telefónica y presencialmente a visitantes para mantener una comunicación fluida y profesional.

Conocimientos y habilidades requeridas

• Experiencia mínima de dos años en roles similares.
• Familiaridad con el trabajo en organizaciones no gubernamentales (ONG).
• Dominio del paquete Office.
• Conocimiento de SAP o capacidad rápida para aprender su manejo.
• Formación universitaria en Administración de Empresas o carrera relacionada.
• Excelentes habilidades interpersonales y alta vocación de servicio.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Habilidades en planificación, organización, coordinación y seguimiento de procesos.
• Nivel básico de inglés deseable.
• Compromiso con el código de conducta, normas de género, inclusión y protección infantil establecidas por la organización.

Información adicional

Plan International enfatiza que sus procesos de selección son gratuitos y no requieren ningún pago o depósito de los candidatos. La organización aplica una política de cero tolerancia respecto al abuso infantil y discriminación, garantizando respeto a los derechos humanos, equidad de género y multiculturalidad. La contratación será temporal pero incluye prestaciones superiores a las legales. La convocatoria se puede cerrar antes de la fecha prevista si se completan las vacantes disponibles.